Cas pratiques

Etape 1 

recherche du lieu adéquat (logement et lieu de réception) :

Après plusieurs recherches et visites, notre choix final s’est porté sur le MaK à Vienne. Ce lieu correspondait parfaitement à nos besoins : un lieu exceptionnel, idéalement placé à Vienne et ayant la capacité pour accueillir 300 personnes.

Etape 2

organisationnel :

• Définition du concept : avec notre équipe créative, nous avons élaboré un concert autour du thème « A night in Vienna » qui permettait aux participants venant du monde entier de découvrir ce que Vienne a à offrir en une soirée.
• Création de l’identité visuelle : nous avons créé une identité visuelle qui nous a servis de fil rouge pour tous les divers éléments de la soirée (communication, décorations, menus).
• Communication : nous avons créé une invitation digitale et papier, transmises aux participants. Avec notre équipe de décoration locale à Vienne, nous avons établi un concept de décoration alliant élégance et modernité qui s’adaptait bien au lieu et au thème.
• Décoration : la salle étant livrée nue, nous avons dû imaginer tout un concept de décoration et de mobilier. Nous souhaitions allier convivialité et authenticité, ce qui favorise l’échange et la bonne ambiance entre les participants. Pour visualiser le concept, nous avons fait appel à un graphiste 3D qui nous a fait une maquette de nos espaces d’événements.
• Restauration : un des défis de l’événement, le public étant international, il nous a fallu nous adapter aux régimes de chacun. Avec notre traiteur, nous avons confectionné un buffet haut de gamme qui plairait au plus grand nombre.
• Animation : pour rester dans la thématique, nous avons engagé une violoniste qui accueillait les participants à l’entrée. En seconde partie de la soirée, un saxophoniste l’a rejointe et à la fin de la soirée, un DJ est venu rejoindre le duo pour nous emmener jusqu’au bout de la nuit.

Etape 3 

opérationnel :

• Gestion des participants : l’accueil étant un élément primordial pour nous, nous nous sommes assurés que l’expérience immersive de la soirée commence par l’accueil. Une équipe d’hôtesses a été prévue à cet effet pour les recevoir dès leur entrée sur le tapis bleu, contrôler leur identité et leur remettre un bracelet d’accès à la soirée.
• Gestion clients : un suivi pointu et régulier a été mis en place avec le client dès le lancement du projet. Durant ces suivis, nous nous assurions de l’avancement du projet au niveau de la communication, de la production et que les délais pour ceux-ci soient respectés.
• Gestion des prestataires : du montage jusqu’au démontage, notre équipe était sur place pour s’assurer du bon déroulement des opérations. Nous avons dû trouver les meilleurs prestataires sur Vienne qui pouvaient nous assurer un événement exceptionnel. L’utilisation de notre réseau élargi est un atout qui nous permet de réaliser des événements à l’international tout en gardant la qualité et les standards suisses.
• Gestion du budget : notre rôle était aussi de faire en sorte que l’enveloppe budgétaire du client soit respectée. Ceci s’est traduit par un suivi minutieux des dépenses et de faire les choix adéquats, le tout étant en accord avec le client.

Etape 1 

recherche du lieu adéquat (logement et lieu de réception) :

Leur critère principal étant l’accessibilité, nous avons accès nos recherches sur des lieux à Paris ou à Lyon. Nous avons donc effectué des recherches et leur avons proposé plusieurs lieux atypiques comme ils le souhaitaient. Après plusieurs propositions de notre part, c’est le Groupama Stadium à Lyon qui a été choisi et ce bon début de collaboration les a conduits à nous remettre la responsabilité globale de l’événement.

Etape 2

organisationnel :

Nous avons défini le concept logistique pour la convention. Ceci incluait :

• Les transferts des participants arrivant en bus, en avion de l’aéroport de Lyon, en train de la Gare de Lyon Pardieu ainsi qu’en voiture jusqu'au Groupama Stadium
• La gestion du Groupama Stadium (accueil, sécurité, plénières et ateliers). 
• Mise en place de la signalétique : le Groupama étant une infrastructure très grande, nous avons dû mettre en place une signalétique pour que les différents déplacements des participants soient le plus fluides possibles.
• La gestion technique des plénières et des ateliers
• La gestion du F&B (pauses et déjeuner)
• La gestion des animations : À la demande du client, nous leur avons fait des propositions pour un spectacle de prestidigitation pour clôturer la conférence et ainsi offrir une expérience unique et mémorable aux participants.

Etape 3 

opérationnel :

• Gestion des participations Depuis leur prise en charge à la gare ou à l’aéroport jusqu’à leur départ, les participants ont été pris en charge par des hôtes et hôtesse tant au niveau des vestiaires que pour l’accueil et la remise des badges. Tout au long de la convention, nous avions des équipes disponibles et à leur disposition.
• Gestion clients Un suivi précis et régulier a été établi avec le client dès le début du projet. Pendant ce suivi, nous vérifiions régulièrement l'avancement du projet en ce qui concerne la communication, la production, et nous nous assurions que les délais convenus étaient respectés.
• Gestion des prestataires De la phase de montage jusqu'au démontage, notre équipe était présente en permanence pour superviser le bon déroulement de toutes les opérations. Nous travaillons avec les meilleurs prestataires afin de garantir la qualité d'un événement exceptionnel. L'exploitation de notre vaste réseau constitue un avantage essentiel qui nous permet d'organiser des événements à l'échelle internationale.
• Gestion du budget Il était également de notre responsabilité de veiller au respect du budget fixé par le client. Cela impliquait une surveillance méticuleuse des dépenses et la prise de décisions appropriées, le tout en étroite collaboration avec le client pour garantir leur accord.

ETAPE 1 

RECHERCHE DU LIEU ADÉQUAT (LOGEMENT ET LIEU DE RÉCEPTION) :

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ETAPE 2

ORGANISATIONNEL :

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ETAPE 3 

OPÉRATIONNEL :

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